行政支援 ....... 源川保全股份有限公司

行政支援

一、法律諮詢與訴訟

二、督導與夜間巡查

三、狀況處置與回報

一、法律諮詢與訴訟

1.建立年度管理費繳納明細表。

2.建立繳交統計日報表及月報表。

3.管理費定期、定額存入委員會帳簿。

4.每月按規定公佈「財務報表」。

5.訂定「管理費收取查核制度」。

6.公司定期派專人實施現場「財務稽核」工作。

7.投保公共意外責任險,為社區及住戶爭取相關補助事宜。

8.免費提供社區法務案件撰寫服務工作。

9.免費提供社區相關法律諮詢。

10.協助資源低收入戶法律執行保障事宜。

11.在法律保障下之社區權利,為之爭取辦理。

12.協助委員會辦理住戶相關爭議事項之調解。

(1)督導

1.依各地區特性劃分專案督導幹部針對轄區內之社區實施定期與不定期督導並於每週呈報督導紀錄供客服部查核。

2.每月針對轄區各服務人員實施考核評鑑。

3.每年針對轄區督導及巡視狀況完成社區晉升改善計畫書建議委員會參考。

4.轄區內發生缺失立即改善並實施現場教育訓練。

5.每週拜訪轄區內委員及住戶以了解現場需求謀求改進。

6.配合公家單位及警政法務單位實施管理安全督導評鑑考核獎懲作業。

7.大樓經驗傳授提升現場服務人員反應能力及狀況處置。

(2)落實夜間督導工作

1.建立完整行政後勤支援,針對轄區特性劃分計畫巡邏督導支援計畫、依現狀派遣巡邏車、實施定期及不定期巡視支援,以督促各案場之執行符合安全要求。

2.設有24小時管制中心、適時支援現場處理各種突發狀況及事件。

3.建立現場雲端智能監控系統,以解決現場無能力狀況下之支援。

4.監控室備有緊急通報系統,連接巡邏車及警政單位以求有效支援現況。

(3)建立大樓「行政文書檔案資料」

1.公共設備消防、機電、監控維修保養記錄。

2.會議記錄。

3.大樓各項合約書建檔。

4.大樓各項維修廠商名冊。

5.每月管理費收繳明細。

6.住戶基本資料及車籍資料。

7.大樓公共設備財產清冊。

8.大樓住戶意見反映彙總。

9.管理委員會交辦事項執行記錄。

10.大樓各項突發狀況應變作業程序,置放於管理室,以利建檔及查閱資料。

11.建立各委員清冊俾利委員交接。

三、狀況處置與回報

1.為提昇管理員通報作通報時效,確實依公司製作「通信網路圖」、「緊急突發狀況處理流程圖」、「防汛、地震處理辦法」以及「火災、防竊、防颱處理辦法」,適時反映狀況解決實際問題。

2.綿密督導幹部編組,參與夜間巡查工作,以強化服勤人員之警覺性。

3.建立社區「緊急電話連絡簿」,遇突發狀況,能儘量處理,減少損害。

4.製發『設備維護操作手冊』,教導管理人員正當操作及測試,避免危安事件發生。

5.為確保大樓消防安全設施之維持堪用狀況,依據消防法規,于進駐後實施「水電及消防設備」總體檢,並訂定「共同消防防護計劃書」建請委員會依規定每年辦理消防申報及缺失改善工程。

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